Produtividade é a palavra-chave quando o assunto é desenvolvimento de projetos, e seu maior inimigo é o mau gerenciamento de tempo. Além disso, a rotina, muitas vezes, é cansativa e acaba sendo ineficiente devido às inúmeras interrupções e distrações com e-mails, ligações e a execução de várias tarefas ao mesmo tempo.
Se você precisa saber o que deve ser feito para melhorar a administração do tempo de sua equipe, continue lendo o post e aprenda 3 excelentes dicas que separamos para você!
1. Defina os indicadores de produtividade da empresa
Os indicadores de produtividade avaliam a eficiência e a produtividade dos processos empresariais, de modo que se torna possível quantificar os recursos que são destinados para produzir um determinado produto.
De forma simples, esses indicadores são estabelecidos através do quociente de dois fatores: a quantidade de recursos aplicados — como o tempo, por exemplo —, e a saída de produtos ou serviços.
Sabendo disso, é importante entender exatamente quais são os processos por trás de cada etapa do projeto e ter tudo documentado para que a produtividade possa ser medida efetivamente.
2. Utilize a técnica Pomodoro
A técnica Pomodoro foi criada em 1980 e é uma das principais ferramentas de gerenciamento de tempo. Ela tem como objetivos:
- máximo de foco e atenção no desenvolvimento do trabalho;
- maior rapidez na execução do projeto;
- menor desgaste mental durante o processo.
Esse método divide o tempo em blocos de 25, 5 e 30 minutos. O bloco de 25 minutos é designado para o desenvolvimento do trabalho, e, durante esse tempo, apenas uma tarefa deve ser realizada — sem interrupções ou distrações.
Após esse ciclo, existe uma pausa de 5 minutos para descanso e reinicia-se mais 25 minutos de trabalho focado. Ao final de 4 ciclos de trabalho, o tempo de descanso é de 30 minutos.
3. Aplique as metodologias Ágile e Scrum
A metodologia Ágile torna os processos mais rápidos, principalmente quando se trata de desenvolvimento de projetos. Há uma série de opções dentro dessas metodologias e uma delas é o framework Scrum, um dos mais utilizados devido ao seu formato dinâmico.
Esses dois recursos, quando trabalhados juntos, possibilitam o controle das tarefas e incentivam a equipe a focar no objetivo comum com rapidez e eficiência. Vamos conhecê-los?
Ágile
Na metodologia ágile, todos os processos são divididos em etapas curtas chamadas de “interações”.
Ao contrário do planejamento tradicional — no qual todas as etapas do processo já são estipuladas de antemão —, essa metodologia é pautada em 4 valores que determinam exatamente o que deve ser priorizado. Veja:
- os indivíduos e suas interações acima dos processos e ferramentas;
- software em funcionamento acima da documentação abrangente;
- colaboração com o cliente acima das negociações de contratos;
- respostas às mudanças acima de seguir um plano.
Resumidamente, o foco principal dessa metodologia é a satisfação do cliente com a entrega antes do prazo de um produto de valor.
Scrum
Com o Scrum, a execução do projeto é feita em interações chamadas de “sprints”, e as principais etapas são:
- Sprint Planning: é o início do projeto através da reunião de planejamento;
- Daily Scrum: são reuniões diárias realizadas em pé para o acompanhamento do desenvolvimento;
- Sprint Review: demonstração do produto;
- Sprint Retrospective: é quando a equipe reflete sobre os aprendizados daquele ciclo.
Nessa metodologia temos 3 objetivos principais: diminuição de custos, entregas mais rápidas e maior qualidade do produto final.
Ao seguir essas 3 eficientes dicas de produtividade, com certeza você terá um melhor gerenciamento de tempo da sua equipe de projetos.
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