Definir o modelo de escopo ideal para o desenvolvimento de uma solução é o primeiro passo e, talvez, o passo mais importante para que a entrega atenda às necessidades, resolva os problemas e tenha potencial para gerar vantagem competitiva para os clientes.
Uma decisão equivocada no momento de definir o escopo de uma solução pode prejudicar diretamente a qualidade da entrega. Não é possível prever as mudanças que podem acontecer durante o período de desenvolvimento da solução, e isso pode acarretar na entrega de uma solução obsoleta e sem funcionalidade para o cliente.
Abaixo, falarei um pouco sobre os modelos de escopo, alguns benefícios e os cuidados que o empreendedor deve ter no momento de definir o escopo do projeto junto aos fornecedores.
O que é Escopo
De acordo com o PMBOK, a bíblia do gerenciamento de projetos, o escopo do projeto é o trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas, ou seja, é aquilo que a empresa se compromete em entregar ao cliente que demandou a solução.
Em resumo, escopo pode ser definido como a visão que se tem do projeto, ou seja, o que ele é, até onde ele deve chegar, quais as suas descrições e quais as suas funcionalidades. Metaforicamente, o escopo pode ser entendido como o esqueleto do projeto.
No contexto de projeto, o termo escopo pode se referir a:
- Escopo do Produto: conjunto de características e funções que aquele projeto precisa entregar para as partes interessadas, ou seja, o que o projeto precisa fazer
- Escopo do Projeto: trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas
Portanto, definir o escopo do projeto é uma das atividades mais importantes antes de começar o desenvolvimento da solução, pois orienta e alinha todo o planejamento e acompanhamento do projeto, como, por exemplo, o tempo, o custo e as equipes que estarão envolvidas.
O escopo do projeto deve ser documentado e disponível para a consulta em qualquer momento. A documentação deve explicar os limites do projeto, estabelecer as responsabilidades de cada membro da equipe e estabelecer processos para verificar e aprovar o trabalho concluído.
Cabe ao gerente de projetos definir o escopo do projeto. Primeiramente, o que deve ser definido são as necessidades para o desenvolvimento. O próximo passo é compreender o escopo para, enfim, definir o modelo de contrato ideal para o projeto ou solução.
Tipos de Escopo
Como dito acima, é muito importante definir o escopo de projeto ideal para entregar resultados com qualidade para o cliente. Para isso, é necessário entender as particularidades de cada modelo. Abaixo irei abordar mais detalhadamente sobre os tipos de escopo, seus benefícios, malefícios e suas características.
Escopo Fechado
Em um contrato de escopo fechado, o tempo de duração, o valor e a equipe envolvida no projeto é definida previamente. Todos os recursos necessários e todo o cronograma de execução são explicitados e definido no momento do fechamento do contrato.
Ao optar pelo projeto de escopo fechado, não é possível fazer alterações durante o período de construção da solução. A entrega deve estar de acordo com o que foi contratado previamente, ignorando qualquer circunstância e imprevisto que possa vir a acontecer no processo.
Caso surjam novas demandas durante a execução de uma solução com escopo fechado, dificilmente haverá meios de satisfazer tais necessidades, pois todo o escopo de trabalho deve seguir o contrato entre as partes. Nesse caso, será necessário estabelecer um novo projeto para satisfazer essa nova necessidade, o que pode gerar altos custos para a empresa que está contratando a solução.
Alterar um projeto de escopo fechado geralmente é um processo custoso para a empresa contratante, pois a empresa contratada precisará replanejar todo o escopo, recalcular o que vai ser feito e se reorganizar para garantir a entrega.
O que costuma acontecer nessa modalidade de contrato são as empresas prestadoras de serviços apresentarem prazos surreais para conseguir fechar contratos a qualquer custo com a finalidade de potencializar seus próprios lucros.
Dessa forma, soluções complexas são desenvolvidas em curtos períodos de tempo. Por esse motivo, a qualidade da entrega acaba comprometida, resultando no descontentamento do cliente, uma vez que a solução oferecida não tenha capacidade de suprir suas necessidades.
Teoricamente, esse escopo é apresentado como forma de simplificar os processos na tentativa de reduzir os riscos, pois nele é apresentada uma garantia de que o projeto não vai custar além do orçamento proposto e será concluído dentro do prazo estipulado no cronograma.
Porém, na prática não são mil maravilhas quanto parece. Optar pela adoção desse tipo de escopo pode não ser a melhor opção, pois o cliente e o fornecedor não conseguem antever todas as necessidades e quais os esforços serão necessários para a implantação do projeto.
Escopo aberto
Ao contrário do escopo fechado onde as ações são definidas previamente, no contrato de escopo aberto as soluções são conduzidas sob demanda. É possível realizar alterações no planejamento, aumentar ou diminuir o uso dos recursos e adiantar ou postergar fases e entregas parciais do desenvolvimento, visando sempre entregar a melhor solução para o cliente.
Geralmente, no contrato de escopo aberto a empresa contratada irá pagar somente pelo tempo usado, de fato, para o desenvolvimento do projeto, ou seja, só as horas em que a equipe está realmente dedicada à solução são contabilizadas.
Um benefício que o contrato de escopo aberto oferece é a transparência na relação da empresa com o consumidor. Os clientes sempre são atualizados e ficam por dentro do que está sendo produzido e como suas horas contratadas estão sendo gastas.
Outro benefício por optar por esse tipo de escopo é a transparência que ele oferece, pois sempre mantêm os clientes por dentro de tudo que está sendo desenvolvido. Além disso, esse modelo de contrato oferece uma liberdade para que o cliente faça algum tipo de alteração no decorrer do projeto, sem que seja necessário seguir o escopo inicialmente definido.
Um dos grandes receios que costuma haver por parte das empresas contratantes no momento de optar por esse tipo de escopo é como identificar se a empresa está realmente desenvolvendo a solução ou não. Para resolver esse problema, é importante que as empresas contratadas adotem o modelo de pequenas entregas, sempre atualizando os clientes sobre o andamento da solução.
Escopo aberto sem prazo
Nesse modelo de contrato não é estipulado uma data específica para a entrega da solução. Ao invés de definir um prazo, o fornecedor define uma expectativa e estimativa para a entrega do produto, considerando os imprevistos que possam vir a acontecer durante o período de desenvolvimento.
Em geral, nesse tipo de contrato, o valor a ser pago é estipulado de acordo com as horas de trabalho gastas durante o período. Dessa forma, o contratante paga apenas pelo tempo em que, de fato, a equipe, por trás do desenvolvimento, está trabalhando na solução.
Para entender um pouco mais sobre esse tipo de escopo, leia esses textos:
- Por que investir em um projeto sem perspectiva de prazo de entrega
- A inovação tem escopo, mas não tem prazo
- O Risco de Subestimar a Complexidade em Soluções de Software
Escopo aberto com prazo
Já neste modelo de contrato, como o nome já diz, previamente é estipulado um prazo para a entrega da solução. Esse modelo é benéfico para clientes que necessitam de soluções de curto prazo e precisam de uma entrega mais imediatista. Além disso, esse tipo de escopo também oferece maior segurança, pois o contratante sabe exatamente a data em que poderá usufruir da solução.
Porém, pode ser que esse modelo de contrato compartilhe com os mesmos entraves do que o modelo de contrato com escopo fechado, pois trabalhar com prazo pode prejudicar a entrega final, uma vez que é muito provável que ocorra algum tipo de imprevisto durante o período de desenvolvimento da solução, seja na parte tecnológica ou operacional.
Qual escopo mais adequado para uma solução digital?
Cada contrato tem suas particularidades. Em geral, não é possível identificar um modelo de escopo ideal para qualquer tipo de projeto. O melhor a ser feito é identificar o tipo de escopo mais benéfico de acordo com as necessidades do cliente e, a partir daí, tomar a decisão mais assertiva em relação a qual modelo de escopo adotar.
Considerando que a tecnologia está em constante mudança, optar por um contrato que ignora qualquer tipo de alteração durante a construção da solução pode não ser a melhor opção. Ignorar as mudanças tecnológicas é o mesmo que deixar de entregar a melhor solução para o cliente.
É muito importante estar atento ao tempo de entrega de uma solução, pois, uma vez que ela é desenvolvida em tempo inferior ao necessário, pode ser que a qualidade da entrega não atenda às necessidades do cliente e não tenha funcionalidade para ele.
Para entregar uma solução digital com qualidade, é indispensável que a equipe tecnológica responsável tenha flexibilidade para trabalhar. Dessa forma, se necessário, o escopo do projeto deve ser alterado, pois entregar uma solução com qualidade para o cliente se torna uma missão tangível e mais simples de ser alcançada.
O Nubank, fintech brasileira avaliada em dez milhões de dólares, é um exemplo de empresa que prioriza a qualidade e se concentra em surpreender e encantar o cliente. Para atender às expectativas do cliente, eles dão o tempo necessário para que uma solução tecnológica seja construída, tenha valor e preencha as lacunas do cliente.
Quando acontece de uma solução não ser concluída no tempo estipulado, eles postergam o lançamento para não correr o risco de oferecer uma experiência ruim para seus clientes.
Marcelo Toledo, na época em que era diretor de engenharia do Nubank, usou suas redes sociais para fazer a seguinte afirmativa sobre prazos:
Estabelecer prazo trás muita pressão interna e externa, isso por si já cria um ambiente muito tenso para todos e a consequência disso são conflitos e uma cultura de achar culpados quando algo errado acontecer (e vai acontecer). Todos esses fatores acarretam em uma entrega urgente, sem nenhuma qualidade, afinal o mais importante era o prazo. Todas as variáveis jogam contra e quando algo é colocado no ar, os problemas aparecem, então busca-se culpados e o ciclo doente de desenvolvimento de produto toma conta daquele ambiente.
Não é possível construir uma solução realmente útil da noite para o dia. Conforme falado por nosso CTO, William Oliveira, no vídeo abaixo, boas coisas levam tempo para serem construídas.
Conclusão
Não existe um modelo de escopo ideal que englobe todos os tipos de projetos, porém, o que deve ser feito é optar pelo tipo de escopo que melhor atenda às necessidades e particularidades da solução. Só assim é possível atingir os objetivos e resolver, de fato, as dores do cliente.
O processo de desenvolvimento de soluções tecnológicas de qualidade é muito complexo e demanda tempo. Durante o período em que a solução está sendo construída é inevitável que ocorra imprevistos e, por esse motivo, trabalhar com prazo pode prejudicar a qualidade da entrega.
A tecnologia está em constante processo de mudança. Prazos precisam abranger situações imprevistas e dar o tempo que os profissionais precisam para corrigi-los, pois, para construir uma solução que corresponda às expectativas e resolva as dores do clientes, exige tempo, esforço e, principalmente, profissionais competentes por trás do desenvolvimento.
Mais importante do que entregar uma solução no prazo, é entregar uma solução que agregará valor e irá gerar, de fato, vantagem competitiva. Nós da GoBacklog acreditamos que o cliente não deve ignorar prazos de entrega, porém, é importante que ele compreenda que a qualidade na execução vem acima disso.
