Você conhece o método Kanban? Essa ferramenta é útil para resolver problemas existentes nos fluxos de tarefas, uma vez que atrasos podem gerar prejuízos para o negócio e fazer com que a experiência dos clientes seja atingida.
Neste post, você verá o que é Kanban, como surgiu, como funciona, como usar essa metodologia e quais são os seus principais benefícios. Preparado para gerenciar melhor suas equipes? Boa leitura!
O que é Kanban?
A palavra kanban tem origem no japonês e significa “placa visível” ou “registro” e é um sistema representado por um quadro, podendo ser organizado por softwares ou de forma manual em uma folha de papel.
Lá, o trabalho da sua empresa será apresentado de acordo com um fluxo preestabelecido. Quando o trabalho evolui, os cartões mudam de estágio, indo para uma próxima etapa. Além disso, sempre que uma nova tarefa é necessária, um cartão é criado para representá-la.
Como surgiu?
A metodologia Kanban está relacionada aos conceitos da Toyota, que a idealizou em suas linhas de produção. A ferramenta foi criada por Taiichi Ohno com o intuito de buscar por sistemas que pudessem gerar e manter altos níveis de produtividade.
Como funciona?
O Kanban está ligado a 4 princípios. Confira:
- a comunicação na empresa precisa ser ágil e simples, funcionando por sinais visuais de rápida compreensão;
- embora as tarefas devam fluir sempre, deve existir um limite de tarefas em andamento para que a qualidade do trabalho seja mantida;
- as tarefas devem ser analisadas por meio de indicadores, e testes precisam ser realizados para que possíveis problemas sejam previstos;
- além de procurar melhorar continuamente os processos, cada etapa deve ser agregada em valor, buscando resultados em sintonia com as necessidades do público-alvo.
Como usar essa metodologia?
Veja, agora, os principais passos para começar a usar esse método.
Capacite a equipe
Para que o Kanban tenha resultado, sua equipe precisará estar pronta para assimilar os princípios do método.
Vale ressaltar que pode existir alguma resistência, já que processos transparentes demonstram quais são os colaboradores mais e menos produtivos. Mostre quais são os princípios e benefícios dele para sua equipe. Caso ela não compre a ideia, dificilmente, o método será bem implementado.
Identifique as etapas do trabalho
Para começar, identifique quais são os estágios para que sua equipe conclua determinado produto, serviço ou projeto. É comum começar em tarefas para fazer, (to do), ir para as tarefas em progresso (working in progress) e, por fim, tarefas finalizadas (done). Entretanto, os estágios podem ser definidos de acordo com seu contexto empresarial.
Determine, também, quais são as classes de trabalho que sua equipe utilizará, como [defeito], [melhoria], [requisito] e [teste]. Dessa maneira, o quadro de vocês ficará mais completo e organizado, uma vez que todos saberão o que fazer. Também defina qual é o tempo limite para os cartões ficarem em cada estágio.
Estabeleça prioridades
Coloque, na parte superior do seu quadro, os itens de maior prioridade. Além disso, tenha o controle das atividades que são mais prioritárias, identificando-as. Assim, você melhorará a qualidade dos processos e reduzirá custos. Como efeito, o trabalho desnecessário será eliminado.
Meça continuamente
Determine, mesmo de forma simples, como você medirá o trabalho que ainda precisa ser feito e o que já foi realizado até o momento, destacando quanto tempo cada cartão demora para ser iniciado e finalizado. Estude quais são os processos que têm maiores gargalos. Depois, veja como você pode eliminá-los e evitar que problemas aconteçam no futuro.
Para melhorar seu sistema continuamente, lembre-se de que ele deve ser adaptado à realidade do seu negócio. Por isso, esteja sempre aberto a novas oportunidades para melhorar a gestão dos seus projetos.
Quais são os principais benefícios?
Sua equipe poderá desfrutar de diversos benefícios, como:
- agilidade nos processos e resolução de problemas;
- equipe mais focada e menos estressada;
- maior qualidade no desenvolvimento das tarefas;
- gestão do tempo eficiente.
Você poderá usufruir de todos esses benefícios se tiver uma equipe motivada e treinada para implementá-lo. Por isso, planeje bem como sua empresa usará as tecnologias de gestão. Assim, os benefícios acontecerão de forma natural, e sua companhia terá melhores resultados.
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