Ter uma boa gestão do tempo no seu negócio é essencial para que sua empresa consiga aumentar a produtividade e resolver os problemas de forma prática e eficiente. Para que isso aconteça, entretanto, é importante que os colaboradores entendam bem o que o gestor deseja e coloquem o projeto em prática.
Neste post, você verá como as novas tecnologias são aliadas na otimização do tempo e como isso é importante para as empresas. Depois, conhecerá 3 ferramentas que podem revolucionar a forma da sua equipe trabalhar. Não perca!
Entenda como as novas tecnologias ajudam a otimizar o tempo
Um dos grandes desafios que as empresas enfrentam é a gestão do tempo dos funcionários. É comum ter tarefas atrasadas e colaboradores cansados e estressados. Esse problema de organização do tempo pode ser resolvido com adoção de ferramentas tecnológicas.
Com elas, sua equipe terá menos trabalho com tarefas desnecessárias e precisará refazer menos ações, ficando muito mais motivada. Assim, seu negócio poderá alcançar maior estabilidade e excelência.
Saiba a importância da gestão de tempo no trabalho
Com uma boa gestão, você só tem a ganhar. A seguir, veja as principais vantagens que seu negócio pode ter!
Menos retrabalho
Com um gerenciamento inteligente do tempo, você conseguirá identificar quais são as tarefas que consomem mais esforço e energia da equipe, além de verificar os momentos em que mais erros e falhas acontecem, diminuindo o retrabalho.
A partir do momento em que o gestor define os processos, as formas de otimizá-lo e quais ações podem ser aperfeiçoadas, a gestão passa a ser mais estratégica e com menos erros.
Menos estresse
Quando a gestão do tempo é bem realizada, a equipe sabe quanto tempo é necessário para realizar cada trabalho e quais são os processos exigidos para executá-los. Assim, os colaboradores ficam menos estressados e aprendem a gerenciar o tempo de forma mais inteligente.
Mais foco nas atividades importantes
Outra vantagem de fazer uma boa gestão é ter o foco nas tarefas que realmente são fundamentais para o bom funcionamento da equipe. Quando os colaboradores não fazem uma boa gestão, perdem tempo com ações que não são tão importantes para o andamento dos trabalhos.
Confira 3 ferramentas que ajudam na gestão do tempo
Confira, agora, 3 ferramentas essenciais para que sua empresa tenha uma boa gestão do tempo:
1. Pomodoro
Com a técnica Pomodoro, seu fluxo de trabalho pode ser dividido em blocos de concentração. Dessa maneira, você aumenta a agilidade do seu cérebro e estimula o foco no trabalho atual.
Para isso, você deve elaborar uma lista de tarefas a serem desenvolvidas durante o dia e dividir seu tempo em ações de 25 minutos (ou pomodoros), trabalhando sem parar durante esse tempo.
Quando o pomodoro acabar, você deve anotar o status do trabalho e fazer um intervalo pequeno de cinco minutos. Nesse período, faça alguma tarefa não relacionada com o seu trabalho. No quarto ciclo, faça uma pausa maior. Dessa forma, você conseguirá descansar sua mente e voltar com foco total.
2. Kanban
O Kanban, de origem japonesa, foi gerado na fábrica da Toyota. Eles precisaram modificar a forma com que a empresa era gerida. Foi inspirado em um sistema de organização de supermercados dos Estados Unidos, no qual as mercadorias eram recolocadas nas prateleiras depois que eram vendidas.
O termo remete a um tabuleiro. Ou seja, o sistema usa cartões em um quadro para que processos sejam acompanhados de maneira visual.
3. Matriz GUT
A Matriz GUT é uma ferramenta para ajudar a priorizar a resolução de problemas. Isso acontece com a classificação da gravidade, da urgência para resolução e tendência que a situação tem de piorar.
Dessa forma, você poderá se planejar estrategicamente ou usar ferramentas em conjunto, como a análise SWOT, ciclo PDCA, Diagrama de Pareto etc.
Com essas ferramentas, você conseguirá fazer a gestão do tempo de forma eficiente, além de identificar e resolver problemas com mais qualidade. Assim, os funcionários compreenderão a importância que eles têm para a empresa, diminuirão o estresse e a quantidade de refação.
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