Ao dar início em um projeto é normal surgir várias dúvidas e suposições, principalmente sobre o que realmente é necessário para realizá-lo e quais são os objetivos reais.
Muitas vezes a equipe não tem todas as informações necessárias para iniciar um novo trabalho e, às vezes, isso acontece porque o briefing não foi tão completo ou porque a equipe tem percepções muito diferentes sobre o mesmo projeto.
Embora a pluralidade de visões são interessantes durante a construção de um projeto, o problema começa quando se perde muitas horas preciosas discutindo as diferentes percepções sem seguir em frente.
Então, como evitar que essas questões da equipe se arrastem por todo o desenvolvimento do projeto e causem imprecisões e erros? A resposta é: utilize uma matriz CSD.
O que é a Matriz CSD?
A sigla CSD significa Certezas, Suposições e Dúvidas. A Matriz CSD serve para elencar os pontos de atenção do projeto e que facilitam definir onde a equipe deve se concentrar ou no que ela deve focar.
Esta ferramenta é utilizada no início dos projetos e consiste em criar três colunas principais onde o time anota suas Certezas em uma coluna, suas Suposições em outra coluna e suas Dúvidas em uma terceira coluna.
Para facilitar, a equipe deve fazer as seguintes perguntas:
- O que já sabemos a respeito do projeto?
- O que supomos saber?
- Quais são as dúvidas que temos e quais perguntas poderiam ser feitas?
As anotações podem ser a respeito de qualquer aspecto do projeto e servem como uma espécie de retrato para que toda a equipe consiga visualizar tudo aquilo que já sabem e o que querem descobrir.
Um detalhe importante é que a Matriz CSD não é estática. Ela pode e deve ser utilizada durante o desenvolvimento do projeto e apresentar as mudanças e avanços, como por exemplo as dúvidas que foram sanadas posteriormente.
Como utilizá-la?
A Matriz CSD pode ser usada tanto por aqueles que estão fazendo um trabalho sozinho quanto por pessoas que estão executando um projeto em conjunto com outros profissionais, sejam estes da mesma área ou não.
A ferramenta consiste em criar três colunas em um papel, numa lousa, parede, com post its ou mesmo em ferramentas mais tecnológicas, como o Trello e o Miro.
Na primeira coluna, os integrantes da equipe colocam as Certezas, na segunda coluna colocam as Suposições e na terceira coluna colocam as Dúvidas. Veja o exemplo:
De forma resumida, a ideia é juntar a equipe e escrever tudo o que vem à mente sobre o novo projeto. Assim:
- O que parece ser a verdade absoluta, dever colocada na coluna de Certezas;
- Quando existem opiniões diferentes sobre o mesmo assunto, a descrição vai para a área de Suposições;
- A coluna de Suposições evita discussões demoradas, permitindo que a equipe avance e se concentre no que é realmente certo;
- Para tudo o que é desconhecido sobre o projeto, existe a coluna das Dúvidas.
Todas essas áreas podem ser preenchidas com informações ou perguntas sobre o projeto. Elas podem ser sobre: o alvo, motivações, desejos, objetos, processos, aspectos comerciais, etc.
É importante ter em mente que o consenso e a argumentação são menos importantes do que a diversidade. Ou seja, caso exista divergências em relação a algum ponto específico, deve-se preferir por incluir todas as opiniões mesmo que divergentes.
Não existe problema nisso, já que a ideia ao usar a Matriz CSD normalmente é receber e juntar o maior número de diferentes perspectivas possíveis. E, ainda ajuda a promover uma boa gestão da informação e do conhecimento entre os membros do projeto.
Para Luis Alt, um dos criadores da Matriz CSD, a coluna de suposições desempenha um ótimo papel quando alguma divergência surge. Ele afirma:
O campo suposições, é, na verdade, uma grande área de escape, que evita discussões demoradas e inúteis e nos permite avançar na externalização das informações. O importante nesse caso é que tudo que foi discutido esteja no espaço compartilhado e que todos consigam visualizar tudo o que foi discutido ao final da reunião.
As anotações podem ser de qualquer aspecto do projeto e nenhum ponto levantado deve ser deixado de fora pois qualquer questão pode ser válida em algum ponto do desenvolvimento.
Retornar à Matriz e alimentá-la novamente com os novos achados do grupo pode ser extremamente produtivo, como já falado anteriormente. Outro modo de aproveitá-la é promovendo conversas com pessoas de fora da equipe. Isso pode contribuir para ampliar ainda mais as percepções ao decorrer do projeto.
A Matriz CSD pode ser uma excelente companheira toda vez que for preciso explorar determinada situação ou contexto. Seja em grupo ou individualmente, “colocar no papel” os pensamentos é de grande relevância para qualquer projeto.
Como o projeto ganha com uma CSD?
As dúvidas e suposições que antes não eram compartilhadas com todos e poderiam gerar erros e atrasos, com a Matriz, podem ser compartilhadas e solucionadas em conjunto.
De forma que membros de todas as áreas podem ajudar a solucionar as incertezas. É importante reforçar que quanto mais multidisciplinar for o time, mais diversificadas serão as anotações e maior a possibilidade dos setores cooperarem e interagirem entre si.
Com tudo devidamente anotado fica mais simples tirar dúvidas com o cliente e validar pontos que ainda são suposições, garantindo, dessa forma o alinhamento de ideias que evita erros por divergência de entendimentos entre a equipe e o cliente.
Outro ponto muito importante é a organização das certezas, que alinha o entendimento geral sobre todo o projeto e portanto torna a equipe mais segura, além de evitar “certezas equivocadas”.
Vantagens da Matriz CSD
A Matriz CSD é útil para dar o pontapé inicial em projetos, servindo como ponto de partida, agilizando o processo e fazendo as coisas acontecerem.
Quando a equipe a utiliza ganha a vantagem de iniciar o projeto com os horizontes mais abertos e conhecimento sólido sobre o tema, sabendo também o que deve ser pesquisado melhor, a fim de que a tarefa possa evoluir.
A ferramenta também permite a gestão do conhecimento do grupo e a centralização das informações, dessa forma, torna todo o processo mais claro para todos.
Pois só quando colocam no papel todas as diferentes perspectivas sobre o projeto é que conseguem analisar e debater em conjunto, conciliando visões distintas e definindo prioridades.
A CSD traz mais segurança ao time, porque evita que seus membros continuem tendo certezas equivocadas e endossa o que eles já sabiam.
Dicas
Uma etapa importante e essencial que deve ser respeitada é a imersão, como o próprio nome sugere, trata-se de entrar a fundo no problema a ser analisado, mergulhar de cabeça em todos seus aspectos, para assim ter uma melhor compreensão da dimensão do impacto deste problema, seja em um serviço, produto ou dentro de um setor de sua empresa.
O objetivo é se aproximar do problema que se deseja resolver, tanto do ponto de vista da sua empresa quanto do seu cliente. Dessa forma, deve sempre considerar as experiências e as necessidades destas pessoas.
Existem diferentes técnicas que se adequam melhor nesse processo e através delas você pode buscar informações sobre os sentimentos, experiências e pensamento dos seus clientes.
E sempre que for iniciada as discussões para a realização da Matriz CSD é importante entender que a diversidade de opiniões é muito mais importante do que o consenso, pois o objetivo da Matriz é ampliar as perspectivas.
A partir do momento em que as inclusões vão sendo feitas na Matriz, novas certezas, suposições e dúvidas vão criando forma, e as antigas podem ser removidas ou modificadas.
Assim, ao longo do desenvolvimento do projeto, deve-se modificar a Matriz com novas certezas e eliminando dúvidas e suposições já sanadas pela equipe. É importante atualizar a representação para que todo o grupo continue alinhado.
Conclusão
Existem ferramentas que facilitam o processo e que podem ser aplicadas no fluxo de trabalho, agindo como recursos para responder e desenvolver projetos, resolver problemas, buscar soluções e que permitem navegar pelo raciocínio divergente, a fim de criar novas possibilidades, reduzir riscos, administrar as incertezas e, acima de tudo, inovar.
Ao utilizar uma matriz CSD, fica mais claro o que todos sabem ou não sobre o projeto, otimizando assim a organização do que deve ser feito, de onde partir e como obter as informações que não estão definidas, além de facilitar a definir onde deve-se concentrar e focar esforços.
