Otimizar tarefas e etapas de trabalho são temas frequentes na vida de gestores que buscam uma rotina dinâmica e versátil. Afinal, uma gestão produtiva é ideal para todos os envolvidos. Neste post, vamos falar sobre um aliado da produtividade, a metodologia lean.
Métodos capazes de implementar processos mais simples, alinhados às demandas do mercado, ganham força. Isso porque a eficiência é um fator determinante para a competitividade do seu negócio.
Muitas vezes, o motivo pelo qual sua empresa deixou de crescer não está na captação de clientes, mas no desperdício de recursos. Nesse ponto, entra a importância de adotar uma cultura lean, enxugando gastos e eliminando etapas desnecessárias.
Afinal, de nada adianta ter um grande faturamento e ver o lucro todo ir embora nos detalhes do empreendimento.
Vamos começar explicando o que é essa metodologia e as vantagens de usá-la em sua empresa. Siga conosco!
De onde vem o termo metodologia lean?
O conceito surgiu e começou a ser utilizado em meados dos anos 80, no Japão, e era conhecido como Lean Manufacture (Manufatura Enxuta). Nessa época, era voltado para a indústria automobilística e a otimização do seu processo de produção.
O conceito ganhou notoriedade mundial após o lançamento do livro A máquina que mudou o mundo, em 1990, de Daniel T. Jones e Daniel Roos, que descrevia como funcionavam esses processos industriais.
O que é a metodologia lean?
Traduzindo literalmente, o termo lean significa “enxuto”. Portanto, a função principal desse método é introduzir em sua empresa a cultura de utilizar nada além dos recursos necessários para a finalização de um trabalho. Essa estratégia ajuda a evitar possíveis desperdícios de recursos e tempo.
Na prática, a metodologia lean funciona como um alinhamento e integração de todos os setores utilizando soluções tecnológicas e automação. Integrar e reduzir etapas é o princípio da metodologia.
Além disso, soluções automatizadas e uma quantidade menor de processos também diminuem a margem de erro. Programar tarefas mecânicas e burocráticas permite que o gestor redirecione recursos humanos para funções estratégicas, que exigem pensamento analítico.
Analisar o fluxo de produção dos departamentos da empresa pode ajudar a identificar quais processos estão sugando recursos desnecessariamente. Uma vez que os gargalos são encontrados, você pode pensar em uma solução para otimizá-los.
Quais os principais desperdícios que devem ser eliminados?
A metodologia lean foca em eliminar desperdícios, mas de quais deles estamos falando? Aqui, listamos 5 possibilidades:
1. Produtos problemáticos
Alguns de seus produtos (e aqui podemos incluir produtos digitais) podem estar gerando prejuízo porque precisam de reparos ou simplesmente sua comercialização não compensa financeiramente. Se existe alta solicitação por troca ou suporte de algum produto específico, é um sinal para avaliar o que pode estar desencadeando este fato.
2. Lentidão dos processos
Os processos da sua empresa precisam ser pensados do começo ao fim e têm de funcionar de forma harmônica. Caso aconteça algum problema que atrase alguma etapa, toda a sequência será prejudicada.
Além de analisar cada setor individualmente, suas interseções devem ser levadas em consideração para que todo processo funcione sem entraves.
3. Desperdício de talentos
A gestão de pessoas é um ponto importante na metodologia lean. A proatividade de seus funcionários precisa ser estimulada para agilizar processos. Para isso, além de delegar funções, é necessário dar autonomia para que eles possam resolver problemas e opinar.
Você conhece a metodologia Scrum? Recomendo que leia sobre e aplique em sua equipe.
Muitas vezes, seus colaboradores, por estarem diretamente envolvidos com suas funções e tarefas, têm uma visão clara e propostas eficazes de melhorias. Estimular o diálogo aberto e participativo pode fazer uma grande diferença e ainda impactar positivamente na percepção da equipe em relação ao sistema de gestão.
4. Logística cara
A logística pode ser a maior “torneira aberta” de uma empresa. Isso porque processos logísticos são complexos e podem custar muito mais caro quando não são bem planejados. O resultado disso é o encarecimento dos custos de entrega e de distribuição. Podendo, ainda, acarretar em uma lentidão e no atraso do restante do processo.
5. Falta de organização
Um negócio organizado é essencial para sua companhia ter sucesso na metodologia lean. Manter um ambiente de trabalho sem bagunça poupa tempo de procurar objetos e documentos importantes na sua rotina de trabalho.
O mesmo é válido para estoques. Organizando seus produtos de forma otimizada, você consegue aproveitar melhor os espaços físicos e armazenar mais produtos.
Como a Metodologia Lean melhora a produtividade?
Agora que você já foi apresentado à metodologia lean, separamos 4 pontos para começar a aplicar em sua empresa:
1. Alinhamento dos valores
Funcionários satisfeitos produzem mais e melhor! Manter seus colaboradores motivados é um trabalho que contribui para a saúde do seu negócio e diminui a rotatividade dos funcionários.
Saber exatamente como funcionam as etapas do processo e quem é responsável por cada função facilita o fluxo de trabalho, além de evitar possíveis falhas de comunicação.
2. Gestão de processos
Manter processos produtivos é a característica principal da metodologia lean. Já citamos a automação como principal ponto a ser levado em consideração ao adotar o método. Essa implementação aumenta a produção e diminui erros e custos.
É importante que a gestão seja clara e comunique objetivamente a seus colaboradores como serão os novos processos. Para não causar pânico geral, essa comunicação deve ser orientadora, explicando os benefícios que passam a acontecer após a implementação.
3. Desenvolvimento de equipes
Complementando o tópico anterior, a metodologia lean é preocupada com o desenvolvimento de equipes. Isso porque uma empresa integrada é mais produtiva, e essa integração é fundamental levando em consideração o dinamismo do mercado.
Manter um plano de carreira, um canal de comunicação direto entre gestores e colaboradores e ações motivacionais são alguns dos caminhos a serem seguidos.
Para que a metodologia dê certo em sua empresa, é necessário que fique entendido que todos são engrenagens que fazem o motor funcionar. Se alguma delas não estiver girando, todo o trabalho será afetado. Fornecer autonomia estimula a proatividade. Um ambiente estimulante e colaborativo mantém seus funcionários motivados.
4. Aprimoramento constante
A estagnação é o maior inimigo da metodologia lean. O mercado se atualiza em um ritmo acelerado, mudanças significativas ocorrem, muitas vezes, em curtos períodos. É importante que todos estejam cientes da importância da atualização.
Promover treinamentos e workshops para seus colaboradores é ótimo para que todos consigam visualizar tendências e, a partir disso, sugerir insights poderosos em sua empresa.
Aplicar processos enxutos ao seu negócio é a melhor forma de agregar competitividade. Uma estrutura adaptável, sem burocracias excessivas, é mais barata e dinâmica. Procure simplificar suas etapas de execução de forma inteligente e você estará aplicando a metodologia lean com êxito.
Se você gostou deste conteúdo e quer saber ainda mais sobre como tornar sua empresa mais competitiva, acesse o post: Como implementar a metodologia Kanban.
