- Adaptabilidade, transparência, feedback contínuo, eficiência e qualidade do produto final são apenas algumas vantagens que a metodologia Scrum oferece.
- Tornar os processos internos mais ágeis e transparentes faz com que sua empresa alcance vantagem competitiva frente aos concorrentes.
- Para construir uma solução de qualidade, o ideal é corrigir o processo, e não o produto já pronto.
Com tamanha concorrência no mercado, empresas dos diversos segmentos estão tendo que repensar o seu modelo de negócio e se reinventarem, desde os processos internos, como até mesmo o produto final, para que, dessa forma, tenham condições de continuar resolvendo os problemas dos clientes da melhor maneira possível.
Para se manterem relevantes no mercado, as empresas procuram desburocratizar os processos de desenvolvimento de suas soluções e buscam adotar formas de entregar um produto ou serviço de qualidade com tempo reduzido, porém, sem que a qualidade seja afetada pela agilidade na elaboração da solução.
Como forma de tornar os processos internos mais ágeis e fidedignos, as organizações estão adotando as metodologias ágeis, que correspondem a um conjunto de técnicas de desenvolvimento, que permitem um processo mais ágil, transparente e produtivo.
O Scrum é uma metodologia ágil, sendo uma das mais utilizadas em todo o mundo, inclusive por grandes empresas como é o caso do Google, por exemplo. Ele pode trazer inúmeros pontos positivos para as empresas, desde ganho de produtividade até a melhora da comunicação das equipes internas.
O que é Scrum?
O Scrum é uma framework para gerenciar projetos, e pode ser considerada uma solução que permite que profissionais de uma equipe possam trabalhar juntos na resolução de problemas complexos de forma criativa e adaptável, aumentando, assim, as chances de sucesso no resultado final.
De forma objetiva, o Scrum é uma alternativa para que a equipe de desenvolvimento seja organizada e otimizada. Com isso, o rendimento das equipes crescem e entregam mais resultados. Tudo isso de forma organizada, rápida e escalável.
O conceito foi desenvolvido em 1993 e formalizado em 1995 pelo americano Jeff Sutherland, formado na Academia Militar dos Estados Unidos, médico pela Universidade do Colorado School of Medicine, onde se envolveu na coleta de dados e no desenvolvimento de sistemas de software, juntamente com o desenvolvedor de software e consultor Ken Schwaber.
O Guia Sbok, desenvolvido como um guia padrão para organizações e profissionais que desejam implementar o Scrum, baseado em combinação de conhecimento e introspecção obtidos a partir do estudo de milhares de projetos em várias organizações e indústrias, definem a framework da seguinte forma:
O Scrum é uma framework dentro do qual pessoas podem tratar e resolver problemas complexos e adaptativos, enquanto produtiva e criativamente entregam produtos com o mais alto valor possível. Scrum é: Leve, Simples de entender e Extremamente difícil de dominar.
O nome Scrum foi escolhido em referência ao scrummage de rugby, pois o sistema envolve “uma equipe multifuncional” que “se agrupa para criar uma lista priorizada”, que tem tudo a ver com a finalidade da ferramenta.
O criador, Jeff, acreditava e comprovou que equipes distribuídas e treinadas para usar o Scrum podem ter um ganho imenso em produtividade em relação a média das empresas que não adotam este modelo de distribuição.
Ao longo dos anos, o Scrum se mostrou aplicável a portfólios, programas ou projetos de qualquer tamanho ou complexidade, podendo ser aplicado de forma eficaz em qualquer indústria, para criar um produto, serviço ou qualquer outro resultado.
Em palestra ao evento TedEx Aix, Jeff contou um pouco mais de como surgiu o conceito de Scrum e como ele impactou a vida de diversas pessoas e empresas. Confira o vídeo abaixo:
Como Funciona o Scrum?
A metodologia Scrum envolve cinco eventos: Sprint, reunião diária, reunião de planejamento de Sprint, reunião de revisão da Sprint e a reunião de Retrospectiva do Sprint.
O time do Scrum envolve três papéis centrais: Product Owner, Scrum Master e Time de Desenvolvimento. E para dar transparência e alinhamento do processo, o time envolvido na solução utiliza três artefatos: o Backlog do Produto, o Backlog do Sprint e o Incremento.
O Scrum Master é o facilitador do time que integra o Scrum, e tem o objetivo de auxiliar eventos e alinhar os artefatos para que sejam utilizados de forma correta. Facilitar as conversas e chegar a uma conclusão, remover impedimentos e certificar que os prazos não excedam o previsto são algumas das funções do facilitador.
Backlog do Produto
No Backlog do produto é listado as prioridades contendo as principais funcionalidades que o produto deve conter. A lista deve priorizar o valor no ponto de vista do cliente, ou seja, o que é mais importante para ele.
Porém, é válido lembrar que nem tudo que estará contido no projeto estará listado no Backlog do Produto, pois as necessidades dos clientes tendem a mudar. Diante disso, é muito provável que a lista também mude.
O Backlog do Produto deve conter somente o suficiente para que o primeiro Sprint, que será falado abaixo, seja realizado. Por isso vem é importante colocar apenas os fatores de maior prioridade para o cliente.
O Product Owner é responsável pela visão do Backlog do Produto, e consiste em uma lista ordenada de desejos que os usuários possuem sobre o produto, trazendo os tópicos que possuem maior prioridade no topo.
O responsável por listar e gerenciar as prioridades no Backlog do Produto é o Product Owner. Fica a cargo dele definir as principais atividades de acordo com a perceção de valor dos stakeholders.
Reunião de Planejamento de Sprint
Depois de listar as prioridades no Backlog do Produto, é hora de fazer a reunião de planejamento de Sprint. O Sprint corresponde ao período de tempo onde determinada quantidade de trabalho é executada, variando um pouco a duração de acordo com as necessidades.
Nessa reunião, os envolvidos no Scrum, com base na prioridade definida pelo Product Owner, selecionam os itens do Backlog do Produto que serão feitos no Sprint, levando em conta a sua velocidade, trazendo-os para o Backlog do Sprint, que é um subconjunto do Backlog do Produto, e contém somente os tópicos que estarão presentes no Sprint que está se iniciando.
Em seguida, o objetivo do Sprint é definido pelo time envolvido no Scrum, baseado nas necessidades de entrega do negócio a serem contempladas no próximo ciclo de Sprint. Logo após, se inicia o trabalho de desenvolvimento do produto.
Desenvolvimento do Produto
É durante o Sprint, que tem uma duração de 15 a 30 dias, que o time de desenvolvimento vai trabalhar nas tarefas com foco em cumprir o objetivo do Sprint definido anteriormente.
Diariamente, os desenvolvedores se reúnem para a Reunião Diária de Scrum, com duração de, no máximo, 15 minutos, onde relatam seu progresso em relação ao objetivo final do Sprint.
Em diversas situações, os envolvidos na reuniões respondem a três perguntas base: “o que fez ontem?”, “o que vai fazer hoje?” e “quais são os problemas que você está enfrentando?”.
Durante a Sprint o status de cada tarefa tende a evoluir de “A Fazer” para “Fazendo” e de “Fazendo” para “Feito”, e fica exposto em quadro para que todos possam ver. Quando se trabalha de forma remota, geralmente o quadro utilizado é o Trello, e quando o Sprint é desenvolvido presencialmente, usa-se um quadro físico com vários post-its.
Revisão de Sprint
A revisão de Sprint é a reunião de demonstração, e todos os envolvidos apresenta os resultados obtidos durante o período de desenvolvimento. É esperado que todos as tarefas definidas no Backlog do Sprint estejam cumpridas e prontas para serem apresentadas para os stakeholders.
Após a reunião, o Sprint será considerado como realizado. Portanto, se o valor esperado e definido previamente não for entregue, o Sprint não foi finalizado, e, será necessário rever os objetivos e redefinir as tarefas seguintes.
Retrospectiva de Sprint
Por fim, como última atividade do Sprint, acontece a Reunião de Retrospectiva, que tem como finalidade explicitar, em forma de debate, tudo o que funcionou bem e o que não funcionou durante o Sprint.
O objetivo central da Retrospectiva de Sprint é levantar e propor soluções, e gerar um relatório com novos objetivos a serem implementadas no próxima Sprint, envolvendo todos os fatores, desde as pessoas até as ferramentas utilizadas.
A partir daí, com os resultados potencialmente entregáveis para os usuários finais, o Sprint está encerrado e o produto está pronto para ser entregue.
As principais vantagens de utilizar o Scrum
André Martins Gomes, Gerente de Projetos da GoBacklog, pontuou alguns benefícios que a metodologia pode trazer:
A vantagem da metodologia Scrum, para projetos, é sua agilidade na priorização e execução de demandas de valor. Sua adaptabilidade e o feedback contínuo, ajudam a garantir a satisfação do cliente.
Portanto, há várias outras razões para adotar a metodologia em uma empresa. Confira abaixo um pouco mais dos benefícios e suas particularidades.
Adaptabilidade
Diferente das metodologias tradicionais, onde o escopo é seguido a risca, o Scrum tem seu escopo variado, além de tempo e custo constantes, incentivando o time a inovar e estar sempre pensando em como entregar mais valor para o cliente.
Os times frequentemente tem a autonomia de repriorizar e redefinir suas entregas no Backlog, para estar alinhado a expectativa do cliente, considerando o momento da equipe e o contexto da solução.
Os métodos tradicionais são rigorosos na análise e nas definições de requisitos para obter mais segurança. O Scrum, por outro lado, sabe que os projetos têm certa imprevisibilidade e adaptam-se melhor às mudanças.
Transparência
Assim como no tópico acima, neste tópico a metodologia Scrum também se difere completamente das metodologias tradicionais, e objetivam transparecer cada etapa do projeto, e deixar claro o que ainda falta ser feito e quem está responsável por cada atividade.
A metodologia Scrum incentiva o envolvimento ativo de clientes, seja eles internos ou externos, e procura reunir todas as partes interessadas e incluí-las durante todas as fases do processo de desenvolvimento.
Portanto, devido envolvimento de diferentes profissionais, a transparência das informações dos projetos é um dos pilares do Scrum, e aumenta as chances de satisfação com a entrega final significativamente.
Feedback Contínuo
Para contribuir com a transparência do projeto, o Scrum conta com mecanismos de feedback contínuo para que a comunicação e os processos sejam mais claros e eficazes, reduzindo os riscos de entregar uma solução que não esteja de acordo com as necessidades dos clientes.
Dessa forma, a equipe envolvida no Scrum estará sempre ciente se as ações realizadas estão gerando os resultados esperados, entendendo se realmente estão no rumo correto de acordo com as expectativas do planejamento.
Além disso, todos os envolvidos no projeto, de forma direta ou não, também compreenderão melhor quais são as áreas que estão no caminho certo e quais estão precisando de ajustes e correções.
Eficiência
Uma das grandes vantagens do Scrum é a eficiência que ele oferece. Os pilares da metodologia são pautados em transformar as atividades em processos muito eficientes.
Apesar de serem flexíveis e adaptáveis, as metas existem e são bastante desafiadoras. Existe limite de tempo de duração para as reuniões diárias, fazendo com que o pessoal envolvido se programe e se prepare para resolver todos os problemas no tempo estipulado previamente.
A integração, comunicação aberta e algumas padronizações no processo também contribuem fortemente para manter a eficiência durante o período de desenvolvimento, e, além disso, contribuem diretamente nos resultados finais.
Qualidade do Produto
Com o somatório dos benefícios listados acima e alguns outros, é possível chegar em resultados surpreendentes na entrega final, e o melhor, com tempo e equipe reduzidos, sem que a solução seja prejudicada.
Com eficiência, transparência, otimização da comunicação, adaptabilidade e agilidade, o processo é encerrado, e tem potencial gigantesco de satisfazer e, até mesmo, superar as expectativas dos clientes.
Como adotar o Scrum em sua empresa?
Para uma empresa que nunca usou o Scrum, o mais indicado é que, primeiramente implemente o método somente em um setor ou projeto específico da organização. Aprenda com os erros, liste os acertos e depois expanda para outras equipes e áreas.
O primeiro passo para implementar a metodologia Scrum, consiste em definir um Product Owner que, como falado acima, corresponde a uma lista ordenada de desejos que os usuários possuem sobre o produto.
Em seguida, deve ser definido o time envolvido na tarefa. Os membros escolhidos para fazerem parte do time precisam ter 100% das habilidades necessárias para que possam alcançar os objetivos estipulados.
A metodologia exige que os profissionais envolvidos tenham cabeça aberta para experimentar, tenham capacidade de realizar trabalhos em equipe e, o mais importante, que tenham um senso de responsabilidade com o produto final.
O próximo passo é definir quem será o Scrum Master que, como citado acima, corresponde ao facilitador do time que integra o Scrum. É importante que essa pessoa tenha capacidade de liderar um time e tenha total consciência e entendimento de todos os processos do Scrum. Além disso, a boa comunicação e bom relacionamento com os envolvidos são essenciais para o Scrum Master.
Em seguida, o período de execução. O primeiro passo nessa fase é criar um Backlog do Produto, listando as prioridades e contendo as principais funcionalidades que o produto deve conter. Nesta etapa, a percepção de valor deve estar de acordo com o ponto de vista do cliente.
Uma vez que as prioridades estão definidas e listadas no Backlog do Produto, o próximo passo é fazer o Planejamento do Sprint, onde deve ser definido o primeiro período de desenvolvimento a ser feito. Além disso, é nessa reunião de planejamento em que é definido o Backlog do Sprint.
Durante o período de desenvolvimento, devem ocorrer reuniões diárias nomeadas de daily, onde é falado sobre o progresso do projeto, sobre as atividades desenvolvidas no dia, atividades previstas para os dias seguintes e os principais impedimentos que, de certa forma, comprometeram o andamento das atividades previstas.
Por fim, deve ocorrer a revisão do Sprint, onde serão listados todos os pontos positivos, para que sejam mantidos, e os pontos que houveram falhas, para que sejam repensadas e corrigidas para o próximo ciclo.
Portanto, é sempre válido lembrar que o Scrum tende a evoluir com o passar do tempo. Nas primeiras tentativas de utilizar a metodologia, as chances de ocorrer algum tipo de problema é maior, e vai reduzindo com a prática e a familiaridade dos envolvidos com a ferramenta.
Cases Práticos
Diante de tantos benefícios que o Scrum pode oferecer, grandes empresas resolveram adotar a metodologia em seu dia a dia e vem colhendo bons resultados com isso.
Como exemplo, um dos que mais se destaca é o Google, que utiliza a metodologia em diversos setores da empresa, com a finalidade de criar e testar ao mesmo tempo, resolvendo problemas de software antes que eles cheguem ao consumidor final, reduzindo o risco de entregar uma experiência ruim e incompleta para os usuários.
Um dos projetos em que o Google utilizou a metodologia Scrum foi no desenvolvimento do Adwords, o principal serviço de publicidade da Google e uma das principais fontes de receita da empresa.
A Rede Globo também também aplica a metodologia Scrum em seu site, Globo.com, desde meados de 2007. Durante o processo de implementação surgiram alguns problemas que precisaram ser resolvidos. Uma das dificuldades foi a falta de definição de prioridades e o período de adaptação da metodologia às necessidades da empresa.
Porém, a equipe responsável também teve muito sucesso com a iniciativa, não tendo dúvidas de que processos ágeis, como a metodologia Scrum, são primordiais para a otimização do desenvolvimento de softwares, entregando ao usuário uma boa experiência de navegação.
Outro exemplo de sucesso na adoção da metodologia aconteceu na farmacêutica Aché. Após a aquisição da farmacêutica Nortis em abril de 2016, a empresa precisava modernizar a fábrica em Londrina, no Paraná, para começar a produzir outro tipo de antibiótico. O prazo dado pelo presidente da companhia havia sido 11 meses.
Segundo Gabriela Mallmann, diretora de projetos da Aché:
Sabíamos que, com as metodologias que já usávamos, demoraria 18 meses para a conclusão, sendo quatro meses somente para o planejamento. Decidimos arriscar o Scrum.
Deu certo. Em menos de um mês o esboço do planejamento estava pronto e foi possível entregar o projeto total dentro do prazo. Assim, o time antecipou sete meses de receita para a companhia.
O Scrum cria também uma competição sadia, porque o impacto do atraso é imediato e visível. No modelo tradicional, o erro fica mais escondido e, às vezes, demora a ser percebido.
Outra vantagem observada foi um maior engajamento da equipe. As reuniões tiveram 100% de adesão, ante 80% no modelo antigo.
Conclusão
O processo Scrum é projetado para promover ciclos curtos e concisos, com prazos definidos, focados em requisitos de alta prioridade do cliente e incluem análises de clientes e partes interessadas mais cedo e mais rapidamente durante o processo.
Porém, com o tempo e o aprendizado contínuo, esse desempenho ganhará alta velocidade, garantindo que as equipes e os processos sejam mais ágeis e eficientes na entrega de soluções.
Como aprendizado, a metodologia Scrum nos ensina, de forma prática, a corrigir o processo, não produto. Dessa forma, reduzimos o risco de gerar uma experiência negativa para o cliente final e eliminamos despesas causadas por um produto mal feito, lançado de forma precipitada no mercado.
Diante disso, fica claro a importância de adotar formas inovadoras para otimizar os processos da empresa. O somatório do feedback contínuo, da adaptabilidade, da transparência e da eficiência, resulta em um produto final com qualidade elevada, e, ainda melhor, de acordo com as necessidades de cada cliente em particular.
