Você quer fazer com que a gestão de projetos da sua equipe seja otimizada e todos os colaboradores ganhem mais tempo na execução das tarefas? Para isso, existem diversas ações que podem ajudá-lo.
No post de hoje você verá 5 segredos para que sua gestão de projetos aconteça de forma mais segura e fácil. Boa leitura!
1. Utilize um gerenciador de projetos
Existem várias ferramentas de gestão de projetos e cada uma delas possui um foco diferente, devendo o gestor escolher aquelas que possuem as características desejadas.
Com elas você poderá, por exemplo, gerenciar equipes, criar tarefas de trabalhos, determinar prazos e responsáveis por cada tarefa, além de fazer uma organização visual do seu projeto.
Vale ressaltar que nem sempre é necessário que seu gerenciador tenha muitas funcionalidades, uma vez que você poderá não usá-las por falta de tempo e, assim, perder a lógica do negócio.
Considere também o preço. Não é interessante pagar por um sistema que possui funções desnecessárias para o desenvolvimento dos seus projetos.
2. Adote a técnica Pomodoro
Embora a palavra possa parecer um pouco estranha para você, ela pode fazer parte de uma estratégia interessante para gerenciar o tempo da sua equipe. Essa técnica é importante para você entender o esforço necessário para terminar cada atividade (e otimizá-la), além de reduzir as interrupções ou distrações.
Veja como a técnica normalmente é usada:
- escolha uma tarefa que você necessite fazer;
- ajuste o tempo do alarme em 25 minutos;
- trabalhe na tarefa até o tempo acabar;
- registre o término e faça uma pequena pausa;
- após 4 pomodoros seguidos, faça uma pausa mais longa.
3. Elabore o escopo e cronogramas completos
Se você deseja que sua gestão de projetos seja mais eficiente e clara, é necessário elaborar um escopo e cronograma completos. Para começar, o escopo pode ser considerado como a estrutura do projeto que inclui relatórios, documentos gerais e planilhas. Para defini-lo, o gestor deve se perguntar: quais são os itens que devem ser entregues até o fim das atividades?
O cronograma, por outro lado, é um desmembramento do escopo, feito por pacotes de trabalho. Ou seja, o escopo é dividido em diversas etapas, definindo a duração de cada uma das fases e estimando qual o tempo total para finalizá-las. Vale ressaltar que se deve ter flexibilidade no escopo para que suas tarefas obtenham os melhores resultados.
4. Divida as tarefas por competências
Um problema comum na hora de fazer a gestão de processos é delegar todas as atividades para uma única área da empresa, deixando de envolver outros setores que podem ter utilidade em várias etapas.
Para ficar mais claro: caso o gestor deseje fazer melhorias no setor de compras da empresa e eleger apenas funcionários da área, ele não conseguirá contar com o auxílio dos profissionais de tecnologia, que poderiam ser úteis na elaboração do projeto. Ou seja, deve-se contar com colaboradores de todas as competências necessárias para a execução da atividade.
5. Antecipe riscos na gestão de projetos
A implementação de qualquer projeto gera riscos. O gestor deve saber quais serão as principais dificuldades do trabalho e quais perigos que envolve, bem como possibilidades de atrasos e problemas de orçamentos.
Para fazer a antecipação dos riscos deve-se estudar o histórico de projetos da empresa. Entender quais são os problemas mais comuns e traçar ações para evitá-las. Dessa forma, será mais fácil fazer com que todas as fases aconteçam com tranquilidade.
Por fim, você deve saber que imprevistos sempre podem acontecer. Nesse caso, gestor e equipe devem pensar em um plano de resolução com o objetivo de reorganizar as atividades. Minimizando o impacto do problema.
Com as dicas acima você fará com que toda sua equipe ganhe velocidade, produtividade e segurança nas tarefas que estão executando, fazendo com que a gestão de projetos seja mais fácil para o gestor.
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